2．要尽可能的简短扼要
最理想的方式是：“关于A案，第一是……其次个人观点是……第三应采取的措施是……”
如果对方提出“关于A案是否可以再做详细一点的说明”时，再依情况加入一些简洁的说明即可。
但须格外注意的是，千万不可因想将语言简化，而忽略了其中的重点。
总而言之，该注意的重点或该省略的地方，都应注意是否有所遗漏。
必须准确地掌握所要告诉或报告的内容及事实，保持高度的注意及小心应该注意的地方，这样不至于造成对方的判断错误。
例如，在会议室中召集了许多客户开会，因讨论的内容繁多，必须延长至下午，所以需为到场的客户代订中餐。当被问及：“你看今天来了多少人？”如果不用心瞄了一眼便回答：“大约130人。”结果，实际到场人数无论是142人或是128人，都会造成公司的不方便和不必要的损失。
3．向别人报告时，不宜将主观的意见及感情置入其中
。向别人报告时不该将自己的想法、过去的经验、感受等加入报告里面，应以第三者的立场，冷静地向对方提出报告。因为在报告中加入个人的想法及感情时，容易误导对方的判断，并有失报告的准确性。
例如，与自己不错的A先生及平时很少打招呼的B先生，在处理某件事情上都因故失败，在给科长的报告中，你会如何叙述？